Diese Schritte betreffen Dich vor der Vorbereitung der Veranstaltung:

Bewerbung zur Teilnahme

Da wir nur eine begrenzte Anzahl an Tischen haben, kann man sich nicht ohne Weiteres zu einer unserer Veranstaltungen anmelden. Du musst dich zuerst über ein Bewerbungsformular für eine oder mehrere Veranstaltungen bewerben.

Anmeldung zur Veranstaltung/ Angebot zur Teilnahme

Wirst du für die Teilnahme einer unserer Veranstaltungen ausgewählt, kannst du dich über die von uns dir zugesandten Link zum verbindlichen Anmeldeformulare zur BuchPassion anmelden. Das Ausfüllen des Anmeldeformular ist mit deiner Annahme unseres Angebots gleichzusetzen. Die Angebotsannahme bedeutet, dass du mit der BuchPassion einen Vertrag eingegangen bist, für die unsere Teilnahmebedingungen gelten. Du erhältst eine informelle/automatische Bestätigung deiner Anmeldung nach erfolgreichem Absenden des Anmeldeformulars.

Teilnahme-Bestätigung & Rechnung

Nach Ankündigung unseres Rechnungslaufs, erhältst du von uns eine nicht-abzugsfähige Rechnung mit einem festen Zahlungsziel. Für gewöhnlich hast du zwei Wochen Zeit, um diese Rechnung zu begleichen. Bis zum Ablauf der Zahlungsfrist kannst du noch von der Teilnahme/ unserer Vereinbarung zurücktreten. Ist bis zum Ablauf der Frist kein vollständiger Zahlungseingang festzustellen, wird deine Teilnahme an der Veranstaltung automatisch storniert.

Wunschplatz & Wahl des Wunschplatzes

Die Wunschplatzoption, die du in der unverbindlichen Anmeldung auswählen kannst, ermöglicht es dir, dir deinen Tisch aus dem Flurplan auszuwählen, oder aber einen bestimmten Standnachbarn zu wünschen. Du kannst deinen Platz wählen, sobald du die Rechnung beglichen hast. Du kannst nur aus den Tischen auswählen, die zum Zeitpunkt deiner Wahlmöglichkeit zur Verfügung stehen. Einen Anspruch auf Erstattung des Betrages für den Wunschplatz besteht nicht, solange Alternativen bestehen.

Nicht-Teilnahme/ Warteliste

Du kannst dich über das Bewerbungsformular auch auf unsere Warteliste setzen lassen, sollte es beim ersten Anlauf nicht klappen. Auch kannst du dir aussuchen, ob du darüber informiert werden willst. Absagen erteilen wir nur in den Fällen, 

Im Vorfeld der Veranstaltung gibt es folgende Dinge, die Dich betreffen:

Autorengruppe

Sobald deine Teilnahme feststeht, wirst du in eine Facebook-Gruppe eingeladen, die der Vorbereitung der Veranstaltung dient. Per E-Mail wirst du regelmäßig von uns auf wichtige Themen in dieser Gruppe hingewiesen.

Verkündung der Teilnehmer

Es wird die Liste der Teilnehmer mehrere Monate vor der Veranstaltung ausgelobt.

Autorenvorstellung

Du wirst einzeln (davon unabhängig, wie du dich angemeldet hast) mit einem von dir zur Verfügung gestellten Porträtfoto kurz auf unseren Social Media Seiten (Facebook & Instagram) vorgestellt. Diese Vorstellung enthält einen Verknüpfung auf Deine Facebook-Seite und Deinen Instagram-Account.

Besucher-Ticket Verlosung

Gegebenenfalls du erhältst von uns ein Standard-Besucher-Tickets (oder nach Wunsch zwei Nachmittagstickets) zur Verlosung. Du bekommst eine Frist, bis wann die Tickets verlost werden müssen. Vorzugsweise tust du dies über ein Gewinnspiel, welches maximal eine Woche anzudauern hat und mit der BuchPassion in Verbindung stehen sollte. Was genau dein Gewinnspiel beinhaltet, ist dir überlassen. Lediglich können nur jene, die bereits ein kostenloses Ticket erhalten/ gewonnen haben (d.h. auch akkreditierte Blodder), kein weiteres gewinnen. Nachdem du uns deine Gewinner per mail genannt hast, prüfen wir kurz nach, ob die Person schon ein Ticket gewonnen hat und bitten dich gegebenenfalls eine*n neue*n Gewinner*in zu ziehen. Im Anschluss erhalten diese von uns einen Gewinncode, mit dem sie die Tickets einlösen können. Dein Standpreis kann nicht um den Betrag dieser Tickets verringert werden. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollen sich Gewinner nicht an uns wenden, sondern ihr müsst und zwingend euren Gewinner nennen.

Für einen Autor sieht der Tag der Veranstaltung wie folgt aus:

Aufbau

Am Morgen vor der Veranstaltung erzhältst Du ab 7:00 Uhr, erhältst du als Autor Zutritt zu den Veranstaltungsräumlichkeiten, damit du in Ruhe deinen Stand aufbauen kannst. Je nach Kulanz des Hotels, bieten wir auch eine Aufbauzeit am Vorabend an.
Tische ohne Tischdecke und Stühle werden von uns gestellt.
Solltest du keinen großen Aufsteller haben, hast du die Möglichkeit eine Pinnwand zu deinem Tisch hinzu zu buchen, die dann hinter deinem Tisch positioniert wird. Dort kannst du Plakate, Flyer etc. anpinnen.

Besucherempfang/ Signierzeit

Heiße Fans mit vorbestellten oder mitgebrachten Büchern an Euren Ständen willkommen. Nimm dir Zeit mit ihnen Worte zu wechseln und mach - sofern du dich dabei wohl fühlst - Fotos mit ihnen. Hier geht es nicht nur um das stumpfe signieren, sondern um das Erlebnis für dich und den Lesern. Deswegen denke auch an das ein oder andere Werbegeschenk für sie. Es lohnt sich
Achte darauf genügend Bücher mitzubringen, dass auch solche Leser, die nur an deinem Stand schnuppern, auch ein Buch kaufen können. Es emfielt sich ein Vorverkaufsformular bereit zu stellen, so dass Leser Bücher vorbestellen, oder per Vorkasse kaufen können. Damit garantierst du nicht nur deinen Fans ein Buch zu erhalten, sondern kannst auch besser planen.
In der ersten Stunde der Veranstaltung werden Gäste eingelassen, die VIP-Karten gekauft haben. Dies sind besonders leidenschaftliche Leser und ggf. Blogger, die eine Premium-Tasche erhalten haben, zu der du auch ein besonderes oder exklusives Goodie beisteuern kannst.
Erfahrene Autoren, stellen eine Werbetasche für Blogger bereit, in dem bereits Geschenke, wie Lesezeichen, Aufkleber, Süßigkeiten oder der gleiches sind, damit sieihnen besonders positiv in Erinnerung bleibt.

Lesungen

Ebenfalls hast du Möglichkeit während des Besucherempfanges in einem separaten Raum zum Ausstellungsraum eine 20-Minütige Lesung durchzuführen. Die Möglichkeit zur Lesung besteht nur, wenn diese explizit im Anmeldeformular (meist über ein zusätzliches Terminformular) angeboten wurde.

Verpflegung

Für stilles und sprudelndes Wasser  ist während der gesamten Veranstaltung gesorgt, auch das Mittagessen ist im Standpreis inklusive! Dieses kannst du ggf. einige Zeit vor der Veranstaltung vorbestellen und/oder uns über Unverträglichkeiten und Allergien informieren. Dies gilt auch für deine Begleitung, solltest du einen entsprechenden Stand gebucht haben. Kaffeegetränke und andere Erfrischungen gibt es an der jeweiligen Bar. Wenn du alleine bist, kannst du einen unserer Springer mit der Besorgung beauftragen, damit du deinen Tisch nicht verlassen musst, oder sie/ihn darum bitten, auf deinen Platz aufzupassen.

Mittagspause

In der Mittagspause ist der Zutritt für die Besucher weiterhin gestattet. Solltest du ohne Begleitung anreisen, kümmert sich gerne einer unser Springer um deinen Tisch, während du dein Essen holst. Gerne kannst du den Springer auch darum bitten, dass Essen für dich zu holen.

Abbau

Direkt nach der Veranstaltung solltest du deinen Stand abbauen, die Räumlichkeiten nur bis 19 Uhr gemietet sind.

Autoren-Dinner

Nach der Veranstaltung hast du die Möglichkeit am Autoren-Dinner teilzunehmen. Je nach Veranstaltungsort, ist dieses ein Dinner in Menü-Form oder ein Buffet. Dieses Essen ist exklusiv für Autoren, sodass du die Gelegenheit hast, Kollegen kennen zu lernen, dich mit ihnen auszutauschen und Kontakte zu knüpfen aber auch, um die Veranstaltung mit uns ausklingen zu lassen.

Übernachtung

Wir haben ein Hotelzimmer-Kontingent zu einem günstigeren Preis, welches du nutzen kannst, weil du einer unserer Aussteller bist. Du erhältst ein Kennwort, mit dem du die Hotelzimmerbuchung durchführen kannst.

Wir sehen uns gezwungen noch einmal darauf hinzuweisen, dass die Gegebenheiten, die im Bewerbungsformular erläutert sind, zutreffen und diese von den hier geschilderten Abläufen und Angeboten abweichen können.

Verlagsstand

Wenngleich wir mit der BuchPassion die Begegnung von Lesern mit ihren Autoren in den Vordergrund stellen, so schließen wir die Teilnahme von Verlagen nicht aus. Die Tische in unserem Ausstellungssaal vergeben wir vorzugsweise an einzelne Autoren. Einem Verlag ist es möglich einzelne Tische für einzelne Autoren zu buchen. Möchte man mehr als einen Autor an seinem Ausstellungstisch präsentieren, so ist es zwingend erforderlich, einen Verlagsstand zu buchen.

Verlagsräume

Je nach Lokalität (Erfurt, Kempten, Köln) bieten wir Verlagen die Möglichkeit einen eigenen Ausstellungsraum zu buchen. Hier hat man als Verlag die Möglichkeit, eigene Aktionen, Workshops oder Lesungen durchzuführen, die innerhalb des Ausstellungssaals nicht möglich sind, da sonst andere Aussteller gestört werden.

Verlagsvorstellung & Autorenvorstellung

Wir informieren in Vorfeld über die Teilnahme des Verlages, inklusive der Autoren, zu denen wir vom Verlag eine Bestätigung der Teilnahme erhalten.